Communiceren op afstand: hoe zorg je ervoor dat werken op afstand het beste en snelste werkt voor jouw organisatie

9 April 2020
4 minute

In het afgelopen decennium is het werken op afstand over de hele wereld snel toegenomen. Deze nieuwe manier van werken varieert van het toegenomen aantal mensen dat als freelancer actief is, tot mensen die flexibele werkpatronen aannemen via hun huidige werkgevers.

Het Office for National Statistics (ONS) van het Verenigd Koninkrijk voorspelde in 2019 dat 50% van de Britse beroepsbevolking in 2020 het werken op afstand deels zal hebben ingevoerd. [1] Forbes voorspelt dezelfde trend voor de VS. [2] Deze trend werd gedreven door verschillende factoren, waaronder de acceptatie ten opzichte van werken op afstand en de toegenomen kwaliteit van netwerksoftware.

Nu de wereld reageert op de uitdaging van de Coronavirus (COVID-19) pandemie, is het voor iedereen duidelijk dat dit de grootste drijfveer zal zijn om het werken op afstand in de komende maanden te versnellen. Er wordt algemeen verwacht dat de meeste organisaties over de hele wereld een nieuw beleid zullen uitrollen om werknemers die thuiswerken waar mogelijk te ondersteunen. Om dit te realiseren zullen organisaties hun werkwijzen en beleid sneller moeten aanpassen dan verwacht. 

Werken op afstand is een reden geweest om de kosten van dure kantoorruimte laag te houden en tegelijkertijd om een bredere pool van talent aan te trekken waarbij je je niet hoeft te beperken tot de regio waar het kantoor is gevestigd. Bovendien weten we dat wanneer individuen de flexibiliteit krijgen om op afstand te werken, blijkt dat ze vaak productiever en innovatiever te zijn en een groter welzijn ervaren.[3].  

Hoewel veel van je werknemers een periode van werken op afstand als positief zullen beschouwen, of zelfs als een voordeel, is het iets dat door sommige werknemers ook met enige mate van vrees zal worden bekeken. Er zijn mensen die genieten van de sociale kant van een kantoor - de interactie, het samen lunchen, de mogelijkheid om ideeën uit te wisselen en samen te werken. [4].   

Het begrijpen van de communicatiestijlen van je mensen zal van cruciaal belang zijn om de voordelen van het werken op afstand te maximaliseren. Als je het goed doet, verhoog je de betrokkenheid van je personeel en kun je je talentenpool verbreden. Begrijp je het verkeerd, dan kan dat ervoor zorgen dat je mensen geïsoleerd raken en je beste talent de focus verliest bij cruciale projecten. Het is ook belangrijk om de mogelijke uitdagingen te zien waar medewerkers mee te maken kunnen krijgen. Sommige medewerkers zullen het moeilijk vinden om op afstand met werk bezig te zijn, anderen hebben moeite om vast te houden aan de grenzen tussen werk en privéleven. Het begrijpen van communicatiestijlen helpt je niet alleen om deze medewerkers betrokken te houden, maar kan ook helpen om burnout en werkgerelateerde stress te voorkomen. 

Dus, hoe kun je snel en eenvoudig iemands communicatiestijl bepalen en welke invloed heeft deze op het succes van werken op afstand?  

Als je op zoek bent naar een wetenschappelijke benadering, geven assessments zoals de Persoonlijke Profiel Analyse (PPA) inzicht in de heersende communicatiestijl van een persoon. In slechts 8 minuten kun je snel inzicht krijgen in hoe je het beste kunt communiceren met een lid van je team, een collega, of zelfs jezelf een spiegel voorhouden en je eigen persoonlijke communicatievoorkeuren onderzoeken.

De PPA meet de gedragsvoorkeuren van een persoon. Deze zijn te verdelen in vier domeinen:

  • Dominantie: geeft de voorkeur aan korte, directe communicatie en kan heel assertief zijn
  • Invloed: verkiest snelle, verbale communicatie en houdt ervan om hun ideeën te verwoorden  
  • Stabiliteit: luistert aandachtig en communiceert bedachtzaam  
  • Conformiteit: geef de voorkeur aan communicatie die zich richt op feiten en details
Waarneembare communicatiestijlen

Wanneer je de gewenste stijl van een persoon hebt geïdentificeerd, kunt je onderzoeken hoe de manager van deze persoon zijn of haar eigen communicatiestijl kan aanpassen om de beste impact te hebben: 

Hoe pas je jouq communicatiestijl aan

Jouw organisatie kan deze nieuwe kennis van communicatiestijlen toepassen op de uitdagingen die het werken op afstand met zich meebrengt. Wat is de beste aanpak voor managers van teams wanneer ze niet oog in oog staan met personen die zich op grote afstand van hen bevinden?  

How kun je communiceren met medewerkers op afstand?

Hoewel de volledige impact ervan nog onduidelijk is, zal de coronaviruspandemie (COVID-19) in 2020 waarschijnlijk de belangrijkste uitdaging zijn voor organisaties in de hele wereld. Organisaties zullen zich sneller dan verwacht moeten aanpassen aan het werken op afstand.  

Een beter begrip van hoe jij, jouw managers, collega's en teams het liefst communiceren kan helpen bij de overgang naar een grotere mate van thuiswerken op een manier dat je bedrijf het goed kan ondersteunen. Je hebt mogelijk mensen om je heen die zich gemakkelijker kunnen aanpassen aan werken op afstand dan anderen, maar communiceren met behulp van methoden die zij verkiezen, zal helpen bij de overgang en zal helpen om de betrokkenheid te behouden in deze uitdagende tijden.  

Referenties

  1. https://www.ons.gov.uk/
  2. https://www.forbes.com/sites/samantharadocchia/2018/07/31/50-of-the-us-workforce-will-soon-be-remote-heres-how-founders-can-manage-flexible-working-styles/#78b183815767
  3. https://www.apa.org/monitor/2019/10/cover-remote-work
  4. https://www.wework.com/ideas/worklife/benefits-of-working-remotely/