Als u het allerbeste voor uw organisatie wilt, dan is het selecteren van de beste kandidaten van cruciaal belang. Een goede werving is de hoeksteen van elk succesvol bedrijf, en we hebben allemaal wel eens vanuit het perspectief van een kandidaat ervaren hoe een goed en een slecht selectieproces eruit kunnen zien. Een goed wervingsproces HR speelt hierbij een sleutelrol.
Zoals u in deze gids zult ontdekken, kan het selecteren van een goede kandidaat voor een openstaande functie lastig zijn. Het is net zo belangrijk om te begrijpen hoe belangrijk het selectieproces is voor het succes of falen van uw werk of organisatie. Vergeet niet dat tot 85% van de sollicitanten liegt op hun cv. Zonder effectieve tools voor kandidaatsselectie loopt uw bedrijf het risico slechte medewerkers aan te nemen. Een objectieve selectie en duidelijke selectiecriteria sollicitanten helpen dit risico te verkleinen.
In deze gids bespreken we de selectie van kandidaten, waarom dit belangrijk is, de criteria die u kunt gebruiken, veelgemaakte fouten en hoe u uw kandidatenselectieproces kunt verbeteren. Denk hierbij ook aan het tijdig functie-eisen vaststellen en het toepassen van selectie op competenties.
Wat is werving en selectie van kandidaten?
Kandidatenselectie is het proces waarbij de juiste persoon wordt gevonden om een bepaalde functie binnen uw organisatie te vervullen. Belangrijk is dat dit alle stappen omvat, van de eerste screening van cv's tot het nemen van een definitieve beslissing over de aanstelling en het opstellen van een arbeidsovereenkomst. Dit kan onder meer bestaan uit vaardigheidstests, een sollicitatiegesprek en een antecedentenonderzoek. Kandidaten selecteren is ook onderdeel van het proces dat nodig is om sollicitaties en cv's te beoordelen. Dit maakt integraal deel uit van de personeelsselectie.
Het hele proces verloopt volgens de gebruikelijke stappen, zoals solliciteren, kandidaten screenen, kandidaten voorselecteren, beoordelingen, sollicitatiegesprekken, achtergrondcontroles, besluitvorming en uiteindelijk het doen van een aanbod. Een selectieprocedure voorbeeld kan hierbij helpen om een consistente aanpak te garanderen.
Kandidatenscreening – wat vaak wordt verward met kandidatenselectie – is het proces waarbij u handmatig cv's doorzoekt op zoek naar geschikte kandidaten of gebruikmaakt van applicatiegebaseerde technologie om bepaalde kandidaten te selecteren op basis van door u vastgestelde criteria, zoals jarenlange ervaring of opvallende trefwoorden in het cv. Screening sollicitanten vormt hiermee een belangrijk onderdeel van het selectieproces.
Bij de voorselectie van kandidaten bekijkt u de shortlist die is opgesteld tijdens de screeningfase om vervolgens de kandidaten die u wilt hebben voor verdere beoordelingen uit te nodigen of zelfs het sollicitatiegesprek te starten als u in de screeningfase beoordelingen hebt gebruikt.
Waarom is het wervings- en selectieproces van kandidaten belangrijk?
Een goede selectie van kandidaten is gebaseerd op een effectieve werving vanaf het begin. Het vermogen om kandidaten te screenen, hun vaardigheidsniveau te beoordelen, inzicht te krijgen in de functie en zelfs hun persoonlijke kwaliteiten te doorgronden, maakt het verschil bij het vinden van een geschikte werknemer. Dit vereist heldere recruitment criteria en de juiste tools om een sollicitant te beoordelen.
Maar de selectie van kandidaten is ook om vele andere redenen belangrijk. Zoals in de inleiding al werd benadrukt, liegt maar liefst 85% van de sollicitanten op hun cv. Zonder de juiste screening of procedures om een geschikte kandidaat te vinden, bestaat het risico dat er verkeerde beslissingen worden genomen, wat het bedrijf tijd, geld en zelfs potentiële juridische problemen kan kosten naarmate het zich verder ontwikkelt.
Ten slotte kan een verkeerde beslissing over een aanwerving niet alleen slecht zijn voor uw organisatie, maar ook voor de kandidaat.
Criteria voor de werving en selectie van kandidaten
We hebben begrepen dat het vinden van de beste kandidaat niet de gemakkelijkste taak is en dat cruciale fouten op dit gebied echt van invloed kunnen zijn op het toekomstige succes van het bedrijf. Daarom is het essentieel om uw eigen selectieproces voor kandidaten te ontwikkelen, maar ook dat zaken als kwalificaties, vaardigheden, kennis en ervaring die in het functieprofiel zijn opgenomen, de basis vormen voor de selectiecriteria die tijdens het selectieproces worden gehanteerd.
U moet de criteria kunnen vaststellen die tijdens de selectieperiode zullen worden gehanteerd. Van de eerste functie-eisen in de functieomschrijving tot het doen van het aanbod. Het functie-eisen vaststellen helpt u bij het formuleren van gerichte en meetbare eisen aan kandidaten.
Daarom is het ontwikkelen van de juiste selectiecriteria, vaak aangeduid als de functie-eisen, een cruciaal onderdeel van het hele wervingsproces. Zie het als het selecteren van de meest geschikte persoon voor uw sportteam of voor een project thuis: u wilt dat de vereiste eigenschappen overeenkomen met de persoon die deze kan vervullen. Denk hierbij ook aan selectie op competenties die aansluiten bij de rol.
Wat zijn dan de typische selectiecriteria die u voor uw eigen proces kunt gebruiken? Hier volgen enkele ideeën.
Essentiële criteria zijn de kwalificaties, ervaring, vaardigheden of kennis die u moet hebben om voor een functie in aanmerking te komen. Voor de functie van database-engineer is bijvoorbeeld iemand nodig die kennis heeft van dit specifieke IT-gebied. Deze persoon moet ook over de nodige vaardigheden of kennis beschikken om taken uit te voeren.
Gewenste criteria zijn vaardigheden en ervaring die een werkgever graag ziet. In het bovenstaande voorbeeld zou dat bijvoorbeeld een bredere kennis van IT zijn, zodat de kandidaat ook andere afdelingen binnen het bedrijf kan ondersteunen, of zelfs zachtere vaardigheden zoals presentatievaardigheden.
De realistische ervaring/vaardigheden/kwalificaties die nodig zijn
Elk bedrijf wil een superster in zijn team. Elk bedrijf wil iemand die meteen aan de slag kan en in staat is om problemen op te lossen of het bedrijf met grote sprongen vooruit te helpen. Dit is echter niet altijd mogelijk, omdat de verwachtingen soms hoger zijn dan wat er wordt aangeboden of echt nodig is.
Als u bijvoorbeeld op universitair niveau werft, ruilt u ervaring in voor vaardigheden en kwalificaties. Als u op senior niveau werft, ruilt u mogelijk wat u in geld kunt bieden in voor jarenlange ervaring, vaardigheden en kwalificaties.
Wat is er nodig voor de toekomst
U moet nadenken over de toekomstbestendigheid van uw bedrijf en de vaardigheden die uw werknemers moeten hebben. Heeft u iemand nodig die over de kennis beschikt of in staat is om de vereiste kennis te verwerven om het bedrijf in de toekomst te helpen? Kunt u kandidaten vinden met vaardigheden die kunnen worden aangepast aan andere functies?
Vereiste specialistische vaardigheden/eigenschappen
Binnen het bedrijf of het gebied van de wervingsmanagers zullen zeer specifieke criteria moeten worden gehanteerd. Wat verwacht u van de ideale kandidaat om het werk in de functie te kunnen uitvoeren? Beantwoord die vraag en neem het antwoord op in de functieomschrijving.
Metingen en indicatoren die worden gebruikt in het wervings- en selectieproces
Het gebruik van metingen om het wervingsproces te evalueren, heeft als doel u en uw organisatie inzicht te geven in wat u goed doet en wat u moet verbeteren om de ervaring van kandidaten te optimaliseren.
U wilt een positieve ervaring voor kandidaten creëren, zodat uw employer brand gemakkelijker de beste kandidaten kan aantrekken.
Afhankelijk van hoe en wat u wilt meten, is het belangrijk om verschillende belangrijke meetcriteria te gebruiken en duidelijk te kunnen aangeven wat u wilt meten. Voor iemand die nog niet bekend is met belangrijke meetcriteria en HR-analyse, kan het moeilijk zijn om de verschillende meetcriteria bij te houden en te begrijpen.
We gaan enkele meetcriteria die kunnen worden gebruikt om het selectie- en wervingsproces van kandidaten te meten nader bekijken, met een korte uitleg van elk criterium.
In de samenvatting wordt uitgelegd wat de belangrijkste statistieken betekenen, waarom ze nuttig zijn en, nog belangrijker, hoe u ze kunt berekenen, zodat u er vandaag nog mee aan de slag kunt en de ervaring van uw kandidaten naar een hoger niveau kunt tillen.
Percentage voltooide sollicitaties
Dit meet hoeveel begonnen sollicitaties worden voltooid.
Inzicht in de kwaliteit van het sollicitatieproces en ervoor zorgen dat u geen kandidaten verliest nog voordat ze solliciteren. Als u hier niet hoog scoort, wijst dit erop dat uw sollicitatieproces te ingewikkeld is.
Bereken dit door het aantal gestarte sollicitaties te delen door het aantal voltooide sollicitaties.
Tijd om de functie te vervullen
Meet het aantal dagen dat het duurt om een openstaande functie te vervullen, vanaf de datum waarop de vacature is geplaatst tot de datum waarop een nieuwe medewerker de functie accepteert. Deze indicator wordt vaak uitgedrukt als een gemiddeld aantal dagen, gedeeld door het totale aantal aanwervingen of vervulde functies.
Bereken dit door het gemiddelde aantal dagen te nemen dat het duurt vanaf het eerste contact met een kandidaat totdat de kandidaat het proces verlaat.
90 dagen & eerste jaar verloop
Het is redelijk om aan te nemen dat als nieuwe medewerkers binnen de eerste drie maanden vertrekken, dit een teken is van een slechte aanwerving. De geschatte kosten van een slechte aanwerving verschillen per bron, maar kunnen tussen 50% en 200% van het jaarsalaris liggen.
U wilt dit cijfer zorgvuldig analyseren, zodat u geen kritieke HR-incidenten creëert en ervoor zorgt dat de selectie, onboarding en het beheer van nieuwe medewerkers met zorg en aandacht gebeurt.
Dit geldt ook voor het verloop in het eerste jaar, dat minder financiële gevolgen heeft, maar evenzeer aangeeft op welke punten verbetering mogelijk is.
Kandidatenervaring
Kandidatenervaring is gebaseerd op de maatstaf van hoe lang uw kandidaat ervoor kiest om bij uw organisatie te blijven werken. Het is logisch dat kandidaten liever binnen twee weken dan binnen twee maanden een baan willen hebben. Een snellere werving leidt tot een betere kandidaat-ervaring.
Meet dit door middel van regelmatige beoordelingen, houding en gevoelens ten opzichte van het bedrijf, enzovoort.
Effectiviteit van het selectieproces
Uw wervingsproces verloopt via een trechter met meerdere stappen, en het helpt om de effectiviteit van die stappen te kennen.
U wilt bijvoorbeeld niet dat 50% van uw 100 sollicitanten de sollicitatiegesprekken doorloopt, anders krijgt u een zeer langdurig proces dat te veel tijd in beslag neemt. De opbrengstratio is een waardevolle manier om te analyseren hoe effectief uw selectieproces is. De opbrengstratio is een rekruteringsstatistiek die aangeeft welk percentage van de kandidaten van de ene fase van het rekruteringsproces naar de volgende gaat.
Kwaliteit van de aanwerving
Hoe presteert een nieuwe medewerker na een jaar in dienst? Dit wordt meestal beoordeeld door hun manager in een jaarlijkse functioneringsgesprek. Als de kwaliteit consistent goed is, is dat een indicatie dat het selectieproces werkt.
Kandidaten-netpromotorscore (CNPS)
Dit meet de ervaring van kandidaten tijdens het wervingsproces.
Een goede kandidaatervaring vergroot de kans dat kandidaten opnieuw solliciteren als ze de baan de eerste keer niet hebben gekregen, of dat ze anderen aanbevelen voor uw wervingsbehoeften.
U wilt van kandidaten beter begrijpen hoe waarschijnlijk het is dat zij merk X aan een vriend of collega zouden aanbevelen. Als de kandidaat 0-6 antwoordt, is hij een detractor, 7-8 is neutraal en 9-10 is een promotor. De CNPS-resultaten worden weergegeven op een schaal van -10.
Eerstejaars verloop
Dit is een maatstaf voor het aantal nieuwe medewerkers dat binnen het eerste jaar ontslag neemt.
U wilt ervoor zorgen dat de kwaliteit van uw aanwervingen tot uiting komt in de effectiviteit van uw werving. Dit is belangrijk om de competentie binnen de organisatie op peil te houden.
Bereken dit door het aantal nieuwe medewerkers dat binnen het eerste jaar ontslag neemt te delen door het aantal nieuwe medewerkers.
Veelgemaakte fouten en valkuilen bij de selectie van kandidaten
Organisaties moeten zich bewust zijn van veelgemaakte fouten en valkuilen in het selectieproces van kandidaten om deze te kunnen vermijden. Door dit vroeg in het selectieproces te doen, kunt u kostbare fouten voorkomen.
Deze veelgemaakte fouten zijn onder andere:
Een ongestructureerd selectieproces van kandidaten zorgt voor een slechte indruk
De kandidaat kan het gevoel krijgen dat hij of zij tijdens het hele proces over het hoofd wordt gezien of oneerlijk wordt behandeld. Zaken als te lange wachttijden tussen sollicitatiegesprekken, het niet versturen van de juiste beoordelingsdocumenten of een volledig ongestructureerd sollicitatiegesprek kunnen ervoor zorgen dat kandidaten hun interesse in de functie verliezen.
Ongestructureerde processen zijn niet schaalbaar
Hoe minder structuur, hoe minder mogelijkheid om dit binnen het bedrijf uit te breiden. U wilt een uniform proces dat door elke afdeling kan worden opgepakt en beheerd.
Functies vereisen vaak functiespecifieke selectieprocessen
Hiervoor zijn vaardigheidstests speciaal bedoeld, vooral in zeer technische of engineeringfuncties waar de functie gebaseerd is op het beschikken over de nodige kennis om de taak uit te voeren. Hierbij wordt rekening gehouden met functiegerelateerde vaardigheden, competenties, ervaring, kwalificaties enz.
Lange, uitgesponnen selectieprocessen leiden tot het verlies van kandidaten
Als u maanden tussen de sollicitatiegesprekken laat zitten, loopt u het risico kandidaten te verliezen omdat ze hun interesse in u of de functie hebben verloren of omdat ze een bedrijf hebben gevonden dat wel bereid is te investeren in hun tijd en potentieel.
Onderschat de gegevens nooit
Sommige recruiters en managers vertrouwen meer op hun ‘onderbuikgevoel’ dan op gegevens. Dit kan leiden tot verkeerde aanwervingen. Bedenk hoe standaardisatie dit proces kan beperken. U baseert uw ideeën op wie de meeste vaardigheden heeft, probleemoplossende oplossingen of criteria die u vrij kunt meten tijdens het selectieproces.
De ervaring van kandidaten over het hoofd zien
Het is duidelijk dat het belangrijk is om iemand met ervaring te vinden, ook voor het algemene bedrijfsleven. Een mentor voor jongere of onervaren kandidaten is hier een goed voorbeeld van. Maar het hele selectieproces moet gericht zijn op ervaring en deze niet zomaar over het hoofd zien.
Geen referenties opvragen
Er is geconstateerd dat selectieprocessen soms nalaten om referenties en achtergrondcontroles van potentiële werknemers te controleren. Dit is een gevaarlijke tactiek, omdat deze fase van de selectiecontroles kan onthullen hoe eerlijk de kandidaat is geweest en of hij over de nodige vaardigheden of kennis beschikt om de functie uit te oefenen.
Elementen van het selectieproces van kandidaten
Het selectieproces van kandidaten kan worden onderverdeeld in de volgende stappen/fasen.
Sollicitatie
- De eerste sollicitatie van een kandidaat wordt gebruikt in het selectieproces
- U wacht op reacties van kandidaten op een vacature. Dit is een passief proces.
Screening van cv's
- Het beoordelen van veel cv's is tijdrovend en foutgevoelig.
- U hebt een cv-beoordelingsproces nodig, iets dat het proces soepeler laat verlopen en fouten tot een minimum beperkt.
- U kunt een digitaal screeningplatform selecteren om dit deel van de selectie uit te voeren.
- Beoordelaars moeten alert zijn op onjuistheden en leugens in cv's.
- Noteer aspecten die in de sollicitatiegesprekken verder moeten worden beoordeeld.
Vaardigheidstests
Er zijn veel manieren om vaardigheidstests af te nemen, afhankelijk van waar u de kandidaten in de verschillende categorieën hebt ingedeeld: ‘veelbelovend’, ‘misschien’ en ‘afgewezen’ (de laatste categorie krijgt uiteraard geen vaardigheidstest).
Een vaardigheidstest is een gestandaardiseerde manier om te bepalen wat het vaardigheidsniveau van de kandidaat is en hoe deze het beste kan worden vergeleken met andere kandidaten.
Er zijn verschillende vaardigheidstests die kunnen worden gebruikt, zoals:
- Cognitieve vaardigheidstests - bijvoorbeeld redeneren, waarnemen, geheugen, verbale en wiskundige vaardigheden en probleemoplossend vermogen
- Rekentests - deze zijn bedoeld om te beoordelen of de testpersoon in staat is om zonder rekenhulp om te gaan met elementaire wiskundige begrippen
- Taaltests - dit is het oefenen en bestuderen van het beoordelen van iemands vaardigheid in het effectief gebruiken van een bepaalde taal
- Probleemoplossingsbeoordeling - probleemoplossend vermogen kan op drie manieren worden beoordeeld: door te vragen naar voorbeelden van situaties waarin u eerder een probleem hebt opgelost; door u bepaalde hypothetische situaties voor te leggen en te vragen hoe u daarop zou reageren; en door te kijken hoe u uw probleemoplossende vaardigheden toepast in verschillende tests en oefeningen
- Rolgerichte vaardigheidsbeoordeling - een rolgerichte vaardigheidsbeoordeling is gebaseerd op een vaardigheidsbeoordeling, maar dan alleen voor de functie waarvoor u solliciteert
Screeninggesprekken
- Screeninggesprekken kunnen worden gevoerd via de telefoon of videogesprekken. Dit komt steeds vaker voor, omdat het helpt om de totale beoordelingsfase te versnellen.
- Dit bespaart tijd voor alle betrokkenen en geeft beoordelaars de informatie die ze nodig hebben om een beslissing te nemen.
- Het stelt zowel kandidaten als potentiële werkgevers in staat om nuttige vragen te stellen over de functie, het bedrijf en wat er van succesvolle kandidaten wordt verwacht.
Sollicitatiegesprekken
- De formele sollicitatiegesprekken vinden plaats nadat er al een uitgebreide selectie en shortlisting van kandidaten heeft plaatsgevonden, waardoor verspilde tijd tot een minimum wordt beperkt
- De sollicitatiegesprekken zijn het duurste onderdeel van dit proces, vandaar dat efficiëntie in de voorgaande fasen zo belangrijk is
- Videosollicitatiegesprekken helpen kosten te besparen en maken sollicitatiegesprekken ook toegankelijker voor mensen die geen reiskosten kunnen betalen
- Soms moeten kandidaten meerdere sollicitatiegesprekken voeren, waarbij telkens andere specifieke vereisten moeten worden gecontroleerd.
Achtergrondcontroles
- Er moeten antecedentenonderzoeken worden uitgevoerd voordat iemand in dienst wordt genomen. Deze zijn van groot belang voor het succes van de kandidaat en het bedrijf.
- Voor sommige functies (bijvoorbeeld lesgeven, coaching, werken met kinderen of patiënten met speciale behoeften) is een antecedentenonderzoek verplicht.
Referenties
- Controleer alle referenties en zorg ervoor dat de kandidaat niet heeft gelogen over eerdere ervaringen of waar hij/zij heeft gewerkt.
- Hoewel deze fase aan het einde is vermeld, kan deze vaak het beste vóór de sollicitatiegesprekken worden uitgevoerd, omdat deze nuttige feedback oplevert die tijdens het sollicitatiegesprek kan worden gebruikt.
Zodra dit proces is voltooid, is het tijd om een beslissing (of beslissingen) te nemen. Het gaat niet alleen om de kandidaat met de beste kwalificaties en relevante ervaring, maar ook om toekomstige behoeften. Welke richting gaat het bedrijf uit? Waar moet in de toekomst aandacht aan worden besteed en waar moet de kandidaat over beschikken of voor gekwalificeerd zijn?
Ook moet worden gekeken naar de houding, positiviteit, gedrevenheid en leergierigheid van de kandidaat. Het proces wordt afgesloten met een of meer werkaanbiedingen aan de beste kandidaat(en).
Hoe kunt u uw wervings- en selectieproces verbeteren?
Er zijn enkele praktische aanbevelingen die kunnen worden gebruikt om een bestaand selectieproces te verbeteren. Deze kunnen bijvoorbeeld het volgende omvatten:
Evalueer en herzie uw huidige selectieproces
- Zorg ervoor dat het proces up-to-date is en omvat videogesprekken en sollicitatiegesprekken
Optimaliseer het sollicitatieproces
- Realiseer u dat de vacature/sollicitatie waarschijnlijk het eerste contactpunt is voor veel potentiële kandidaten
- Streef ernaar hen een geweldige ervaring en eerste indruk te geven
Haal meer uit screeninggesprekken
- Bereid u voor met een lijst met vragen
- Raad kandidaten aan om ook zelf een aantal vragen op te stellen die zij willen stellen
- Zorg ervoor dat u het cv van de kandidaat hebt gelezen en eventueel enkele referenties hebt opgezocht
- Zoek hun LinkedIn-profiel op om een beeld te krijgen van hun kwalificaties en vaardigheden, aangezien dit soms actueler is dan hun cv
Maak het sollicitatiegesprek objectiever
- Zoals gezegd zijn sollicitatiegesprekken de duurste fase van het selectieproces
- Probeer het aantal sollicitatiegesprekken tot een minimum te beperken
- Gebruik gestructureerde vragen
- Geef kandidaten informatie over het sollicitatiegesprek, zoals:
- Duur van het gesprek
- Inhoud van het gesprek
- Details over de aanwezigen (naam/functie enz.)
- Datum en tijd
- Locatie
- Wat de kandidaat mee moet nemen/moet voorbereiden (bijv. vragen die hij/zij wil stellen).
Samenvatting van het wervings- en selectieproces
Als u het beste voor uw organisatie wilt, is het selecteren van de beste kandidaten van cruciaal belang. Een goede werving is de hoeksteen van elk succesvol bedrijf en we hebben allemaal wel eens vanuit het perspectief van een kandidaat meegemaakt hoe een goed en een slecht selectieproces eruit kunnen zien.
De selectie van kandidaten is ook om vele andere redenen belangrijk. Zoals in de inleiding al werd benadrukt, liegt maar liefst 85% van de sollicitanten op hun cv. Zonder de juiste screening of procedures om een geschikte kandidaat te vinden, bestaat het risico dat er verkeerde beslissingen worden genomen, wat het bedrijf tijd, geld en zelfs potentiële juridische problemen kan kosten naarmate het zich verder ontwikkelt.
Gebruik assessmenttools om een evenwichtig en onbevooroordeeld beeld te krijgen van de eigenschappen en capaciteiten van een potentiële werknemer en zorg ervoor dat u de beste kandidaten registreert in een tool die u helpt talent te identificeren voor de toekomst van uw bedrijf. Het Thomas Recruitment-platform helpt uw bedrijf door het volledige portfolio van een kandidaat samen te brengen via gespecialiseerde recruitmenttests. Van cv tot assessment scores en uiteindelijk tot het onboardingproces voor succesvolle kandidaten.
Als u meer wilt weten, neem dan contact op met een van onze teamleden.
