Onboarding op afstand: 7 tips om je nieuwe medewerkers welkom te heten

3 July 2020
7 minute

Op dit moment praat iedereen over hoe de wereld van het werk verandert, of zal veranderen, als gevolg van COVID-19. We hebben de uitdagingen waar je mee te maken krijgt al geschetst, een 10-stappenplan gemaakt om teams te managen terwijl ze zich aanpassen aan de nieuwe normale gang van zaken, en we hebben de nieuwe wereld van recruitment besproken. Een gebied dat echter minder aandacht heeft gekregen, is wat COVID-19 en het nieuwe 'normaal' betekent voor de manier waarop je nieuwe medewerkers inwerkt.

Een cruciaal moment voor nieuwe medewerkers

Uit onderzoek is gebleken dat de gemiddelde kosten van een nieuwe werknemer $4.129 bedragen. Maar door een slecht inwerktraject kunnen nieuwe werknemers zich ongelukkig voelen, waardoor de productiviteit afneemt en er een grotere kans is dat ze vertrekken. De tijd en de middelen die je hebt besteed aan het vinden, interviewen en aannemen van de werknemers in de eerste plaats worden hierdoor verspild. De uitdagingen die het inwerktraject op afstand met zich meebrengt moeten worden opgelost als je organisatie in de toekomst echt veerkrachtig wil zijn. Als je er niet in slaagt om nieuw talent in de organisatie te brengen, zal dit de prestaties van elke afdeling beïnvloeden - om nog maar te zwijgen van je talentontwikkeling en je successieplanning.
Bij Thomas International hebben we het genoegen gehad om tijdens de lockdown enkele nieuwe medewerkers aan te nemen. We gingen samen aan de slag om te ontdekken wat goed werkt - en wat moet worden vermeden - wanneer men op afstand begint.

7 tips voor onboarding op afstand van nieuwe medewerkers 

1. Vergeet niet dat de relatie al start vóór de eerste werkdag

Het is belangrijk om te onthouden dat de nieuwe medewerker al een mening heeft over de organisatie vanaf de eerste keer dat jullie met elkaar spraken. "De relatie tussen werknemer en werkgever begint tijdens het recruitmentproces en groeit tussen aanbod en start", merkt Gillian Ward, hoofd HR bij Thomas, op. "Net als bij de instroom is het dus essentieel dat je regelmatig communiceert, en dat HR al het voorbereidende werk voor de medewerker goed coördineert - van de wettelijke vereisten zoals contracten, tot de IT-opstelling, tot een e-mail waarin de medewerker wordt voorgesteld aan de organisatie".
Het gebruik van assessments tijdens het recruitmentproces kan managers en teams echt helpen om grip te krijgen op het gedrag, de communicatiestijl, de bekwaamheid en de persoonlijkheid van de nieuwe medewerkers, zodat ze hun eigen communicatie- en werkstijl onmiddellijk kunnen aanpassen aan hun nieuwe collega.

2. Té veel communicatie bestaat niet

Pas als je op afstand gaat werken, besef je hoeveel communicatie er in een kantoor plaatsvindt. Corinne Cabri, Strategy Associate bij Thomas en een van onze nieuwe medewerkers, was duidelijk toen we spraken dat frequente en regelmatige communicatie een essentieel onderdeel was om haar inwerktraject tijdens de lockdown tot een succes te maken. "Dingen die vanzelf gaan als je face-to-face ontmoet, gebeuren meestal niet op afstand - het is heel gemakkelijk om dingen verkeerd te begrijpen, of om niet wat nuance op te pikken. Transparantie, openheid en duidelijkheid zijn essentieel - en dat bereik je het makkelijkst als de nieuwe medewerker, hun team en hun manager blijven praten".
De manager, Luis Filipe, was het er mee eens. "Ik heb hard gewerkt om directe vragen te stellen aan de nieuwe medewerkers waarmee ik werk. Ik vraag hen openlijk of ze plezier hebben in hun werk, of ze gelukkig zijn en of ik iets kan doen om hun ervaring te verbeteren. Natuurlijk is het belangrijk om na te denken over de manier waarop elk individu wil werken en communiceren. Sommigen geven de voorkeur aan face-to-face gesprekken, terwijl anderen misschien liever regelmatig e-mails sturen.

3. Betrek de nieuwe medewerker bij vergaderingen, maar dring niet aan op deelname

Als iedereen op kantoor was, zou de nieuwe medewerker de mensen om zich heen snel observeren. Ze zouden beginnen op te pikken hoe de medewerkers met elkaar omgaan - wie is luidruchtig, wie is stil, wie is dominant en wie houdt zich in. Door op afstand te werken, gebeurt dit natuurlijk niet vanzelf, dus moet je het een handje helpen. "Door deel te nemen aan groepsgesprekken kun je zien hoe andere teams werken en waar ze mee bezig zijn, en krijg je een gevoel van de verschillende interpersoonlijke relaties op je werkplek," merkt Corinne op. "Dat alles helpt je te voelen dat je deel uitmaakt van het team - zelfs als je zelf niets bijdraagt." Dat laatste is ook belangrijk. Niet iedereen zal zich op zijn gemak voelen om met een grote groep te spreken - vooral niet met een groep mensen die ze nog maar net hebben ontmoet. Alleen al het feit dat je deel uitmaakt van het gesprek zal voor sommigen genoeg zijn. Thomas' gedragsassessment kan echte inzichten geven in de gewenste communicatiestijl van je medewerkers (zowel oud als nieuw). Zorg ervoor dat je prioriteit geeft aan een gedragsassessment als onderdeel van het recruitmentproces om bewust te worden van wat de nieuwe medewerker wel en niet comfortabel vindt.

4. Gebruik assessments om een duidelijk inzicht te krijgen in de nieuwe medewerker

Iedereen werkt anders - maar begrijpen hoe iemand het liefst werkt, en dan je stijl aan te passen aan hen, kan ontzettend moeilijk zijn als je ze alleen maar ziet via videogesprekken of spreekt via chat. Daarom is het meer dan ooit de moeite waard om assessments te gebruiken om de persoonlijkheid, het gedrag en de bekwaamheid van je nieuwe medewerker te begrijpen. "Toen we een gedragsassessment bij Corinne afnamen, ontdekten we dat ze hetzelfde profiel had als ik" zegt Luis. We hebben toen een open gesprek gevoerd over onze favoriete werk- en communicatiestijlen en wat die betekenden voor onze werkrelatie. "Bij Thomas is het gebruikelijk om assessmentresultaten te delen met een heel team en zelfs met de hele organisatie," voegt Corinne eraan toe. "Ik vond dat het me hielp om de andere leden van mijn team te begrijpen en hoe ik in de teamdynamiek paste, maar zonder dat het te persoonlijk of confronterend aanvoelde. Alleen al door dit te doen, heb ik ook veel over de cultuur hier bij Thomas geleerd".

5. Meer dan alleen werk

We hebben besproken over hoe belangrijk het is dat nieuwe medewerkers in contact komen met collega's, en om te praten over professionele zaken zoals werkstijlen. Maar op kantoor krijgen collega's en teams een hechte band met elkaar wanneer ze praten over voetbal, films of gewoon over het weer. De niet-werkgerelateerde gesprekken zijn dus net zo belangrijk. "Mijn team komt elke ochtend bij elkaar om te praten over wat er ook maar in ons hoofd omgaat. Het is misschien wel project gerelateerd, maar we praten niet over werk omwille van het werk. De helft van de tijd praten we alleen over het weekend, of over ons sociale leven. Het houdt ons samen als een team. Luis raadt aan om de tijden van deze gesprekken te variëren voor alle verschillende werkstijlen van het team. "Sommige mensen zullen liever 's morgens praten, terwijl anderen willen doorgaan en werken terwijl ze energie hebben. Voor anderen zullen sociale chats na het werk botsen met kinderopvang. Een gesprek van 30 minuten op verschillende tijdstippen in de week helpt om de vaart erin te houden zonder iemand buiten te sluiten".

6. Maak je geen zorgen over de introductie van de nieuwe medewerker bij alle collega's

Iedereen was het er mee eens dat je niet hoeft te proberen om een rondleiding op kantoor na te doen om de nieuwe medewerker voor te stellen. "Ik denk dat nieuwe medewerkers over het algemeen overweldigd zijn als ze bij een nieuwe werkgever beginnen, en dat wordt nog versterkt als ze op afstand beginnen," zegt Stephen Cuppello, Senior Psycholoog bij Thomas. "De belangrijkste dingen die je nieuwe medewerkers zou kunnen geven, is duidelijkheid over wie de contactpersonen zijn voor informatie en advies, en hoe ze moeten worden benaderd." Een bijzonder effectieve tactiek kan zijn om elke nieuwe medewerker te koppelen aan een mentor binnen de organisatie waar ze terecht kunnen voor gesprekken, advies en informatie; een 'connectiecoach' of 'buddy'. Deze persoon kan helpen om de nieuwe medewerker meer inzicht te geven in andere teams en de bedrijfscultuur.

7. Herinner iedereen eraan dat dit belangrijk is

Zelfs in het beste geval kan het lastig zijn om bestaande medewerkers te betrekken bij de nieuwe medewerker. Maar nu de nieuwe medewerkers proberen om werkrelaties op te bouwen en zich thuis te voelen in een organisatie op afstand, is het belangrijker dan ooit dat iedereen in de organisatie de tijd neemt om gedag te zeggen en hen te ondersteunen.
Of het nu gaat om een berichtje op de Teams chat, of een gepland gesprek tijdens de lunch, een beetje interactie kan al verschil maken voor je nieuwe medewerker. "Mensen nemen vaak een 'ik heb het goed gedaan zonder dat' mentaliteit aan, maar is het waar dat ze niet verwelkomd en ondersteund werden door hun collega's toen ze begonnen?", vraagt Gillian. "En zelfs als het waar is, betekent dat niet dat we de ervaring voor nieuwe medewerkers nu niet beter kunnen maken dan toen." Het gaat allemaal om het communiceren van je cultuur... Uiteindelijk komt het succes van een nieuwe medewerker erop neer dat ze zich welkom voelen en dat ze worden geholpen om een positieve werkrelatie met hun collega's en leidinggevenden op te bouwen. Met andere woorden, verwelkom ze in de cultuur van je organisatie. De meeste organisaties beschikken al over de technologie om dit mogelijk te maken. De uitdaging is nu hoe je de cultuur kunt communiceren met nieuwe medewerkers met behulp van deze tools, wat een actievere denkwijze en planning vereist dan wanneer je allemaal op kantoor bent. Thuiswerken betekent dat er geen toevallige interacties zijn, en dat de nieuwe medewerker de sfeer niet kan opsnuiven. De cultuur moet naar hen toe worden gebracht door middel van chats met collega's, check-ins met managers en proactieve betrokkenheid van het hele bedrijf.
Het betekent ook dat het essentieel is om rekening te houden met de persoonlijkheden die in het spel zijn - zowel die van de nieuwe medewerker als die van jou. Dan pas kun je actieve stappen nemen om met hen te werken op de manier die hen het meest comfortabel maakt, en om hen te laten weten hoe ze het beste uit jou kunnen halen.
Als je deze dingen weet, dan zul je niet alleen in staat zijn om op afstand mensen in te werken - de kans is groot dat je het inwerktraject beter vindt als je terugkeert naar het kantoor.

Dus, wat is het volgende?

- Identificeer hoe je de communicatie met de kandidaten tijdens het hele recruitmentproces kunt verbeteren om de cultuur en waarden te laten zien voordat ze beginnen.
- Verwijs terug naar de assessments uit het recrruitmentproces om na te gaan hoe je de nieuwe medewerker kunt helpen om vanaf dag 1 productief te zijn.
- Neem de tijd om managers te helpen de communicatie en werkstijlen van de nieuwe medewerker te begrijpen, zodat ze deze effectiever kunnen managen, vooral op afstand.
- Deel de resultaten van de assessments als een team om de nieuwe medewerker te helpen begrijpen hoe de andere leden van hun team werken en waar ze in passen, zonder dat het te persoonlijk is.

Werk jij aan het ideale recruitmentproces voor een post-pandemische wereld? Kijk dan eens naar onze handige oplossingen, die je niet alleen voor de perfecte kandidaat, maar ook voor een succesvol inwerktraject kan inzetten. Neem vandaag nog contact met ons op om oplossingen op maat voor jouw organisatie te bespreken.