En este momento, todo el mundo habla de cómo el mundo del trabajo está cambiando, o cambiará, debido a Covid-19. Ya hemos esbozado los desafíos que enfrentarán durante este período, un plan de 10 pasos para manejar los equipos mientras se ajustan a la nueva normalidad y discutimos el nuevo mundo de reclutamiento. Un área que no ha recibido tanta atención, sin embargo, es lo que Covid-19 y la nueva normalidad significan para la forma en que usted incorpora los nuevos empleados de su organización.
Un momento crucial para los nuevos empleados
La investigación ha demostrado que el costo promedio de una nueva contratación es de 4.129 dólares. Pero una mala incorporación puede dejar a los nuevos colaboradores sintiéndose desmotivados, lo que puede hacerlos improductivos y puede resultar en que se vayan, desperdiciando todo el tiempo y los recursos que gastó en encontrarlos, entrevistarlos y contratarlos. Perfeccionar su proceso de inducción significa que la inversión tiene muchas más probabilidades de dar retornos, lo cual es especialmente importante con la mayoría de las organizaciones que vigilan cuidadosamente el resultado final durante la cuarentena.
Los desafíos que trae consigo la incorporación a distancia deben ser resueltos si su organización quiere ser realmente resiliente en el futuro. Si no puede incorporar con éxito nuevos talentos a la organización, esto afectará el desempeño en todos los departamentos –sin mencionar su pipeline de talento y los esfuerzos de planificación de sucesión–.
En Thomas International, hemos tenido el placer de incorporar a algunos empleados nuevos durante el período de aislamiento obligatorio. Nos sentamos con ellos y nuestros gerentes de contratación para descubrir lo que funciona bien –y lo que debe evitarse– al incorporar a las personas de forma remota.
7 consejos para hacer inducción a los nuevos contratados a distancia
1. Recuerda que la relación comienza antes del día 1
Vale la pena recordar que su nuevo colaborador se habrá estado formando una opinión de su organización desde la primera vez que le hablaron. "La relación entre el empleado y el empleador comienza a construirse durante el proceso de reclutamiento, y crece entre la oferta y el inicio", observa Gillian Ward, Directora de Recursos Humanos de Thomas. "Así que, al igual que cuando estás en proceso de inducción, es esencial que tengas una comunicación regular, y que RRHH coordine adecuadamente todo el trabajo preliminar antes de que el empleado empiece - desde los requisitos legales como los contratos, a la configuración de la TI, a un correo electrónico presentando al empleado a la organización."
El uso de evaluaciones durante el proceso de reclutamiento puede ayudar realmente a los gerentes y equipos a familiarizarse con el comportamiento, el estilo de comunicación, la aptitud y la personalidad de los nuevos empleados, para que puedan adaptar inmediatamente su propia comunicación y estilo de trabajo a su nuevo colega.
2. No hay tal cosa como la sobrecomunicación
Sólo cuando empiezas a trabajar a distancia te das cuenta de cuánta comunicación tiene lugar en una oficina. Corinne Cabri, asociada de estrategia de Thomas y uno de nuestros nuevas incorporaciones, tenía claro cuando hablamos que las comunicaciones frecuentes y regulares eran una parte esencial de hacer que su incorporación durante la cuarentena fuera exitosa.
"Las cosas que se dan naturalmente cuando estás cara a cara tienden a no suceder remotamente - es muy fácil malinterpretar las cosas, o no captar algún detalle. La transparencia, la apertura y la claridad son esenciales - y esas son más fáciles cuando el nuevo empleado, su equipo y su gerente mantienen comunicación constante".
Nuestro gerente de contratación, Luis Filipe, estuvo de acuerdo. "He estado trabajando duro para hacer preguntas directas sobre los nuevos empleados con los que trabajo. Les pregunto abiertamente si están disfrutando de su trabajo, si son felices, y si hay algo que pueda hacer para mejorar su experiencia".
Por supuesto, es importante considerar cómo cada individuo quiere trabajar y prefiere recibir la comunicación. Algunos prefieren las conversaciones cara a cara - en cuyo caso debe estar preparado para entrar en un zoom en ciertos momentos - mientras que otros pueden preferir los correos electrónicos regulares para mantenerse en contacto.
3. Involucra al nuevo empleado en las reuniones de actualización de la empresa, pero no insistas en la participación
Si todos estuvieran en la oficina, tu nuevo empleado observaría rápidamente a la gente que le rodea. Por ósmosis, empezarían a captar cómo interactúan tus empleados: quién es ruidoso, quién es callado, quién es dominante y quién se reprime. Trabajar a distancia, por supuesto, significa que esta ósmosis no ocurre por sí sola, así que tienes que hacer que ocurra.
"Estar en las reuniones de grupo te ayuda a ver cómo trabajan otros equipos y en qué están trabajando, además de darte una idea de las diferentes relaciones interpersonales en tu lugar de trabajo", observa Corinne. "Todo eso te ayuda a sentirte parte del equipo, aunque no aportes nada tú mismo".
Esa última parte también es importante. No todos se sentirán cómodos hablando con un grupo grande, especialmente con un grupo de personas que acaba de conocer. Ser parte de la llamada será suficiente para algunos. La evaluación del comportamiento de Thomas puede darnos una idea real del estilo de comunicación preferido de sus empleados (tanto los antiguos como los nuevos). Para mantenerse al tanto de lo que haría y no haría que su nuevo colaborador se sienta cómodo, asegúrese de dar prioridad a una evaluación del comportamiento como parte del proceso de reclutamiento.
4. Use las evaluaciones para tener una clara comprensión de su nuevo empleado
Cada persona trabaja de manera diferente, pero entender cómo alguien prefiere trabajar y luego adaptar su estilo para que se adapte a ellos puede ser increíblemente difícil si sólo los ves en las videollamadas o hablando a través de las ventanas de chat. Por eso, más que nunca, vale la pena usar evaluaciones para entender la personalidad, el comportamiento y la aptitud de su nuevo empleado.
"Cuando hicimos la evaluación del comportamiento de Corinne", dice Luis, "descubrimos que tenía un perfil de comportamiento similar al mío. Luego tuvimos una conversación abierta sobre nuestros estilos de trabajo y comunicación preferidos y lo que significaban para nuestra relación de trabajo".
"En Thomas, es habitual compartir los resultados de las evaluaciones con todo un equipo e incluso con toda la organización", agrega Corinne. " "Descubrí que me ayudó a entender a los otros miembros de mi equipo, y cómo encajaba en la dinámica del equipo, pero sin que se sintiera demasiado personal o conflictivo. El hecho de hacer esto también me dijo mucho sobre la cultura aquí en Thomas."
5. No te centres solo en el trabajo
Hemos hablado de lo importante que es crear conscientemente oportunidades para que los recién llegados se conecten con sus colegas, y hablar de asuntos profesionales como los estilos de trabajo. Pero en la oficina, los colegas y los equipos se unen en charlas sobre fútbol, películas o simplemente sobre el clima. Es igualmente importante crear oportunidades para esas conversaciones no relacionadas con el trabajo.
"Mi equipo se reúne todas las mañanas para hablar de lo que sea que esté en nuestras mentes. Puede estar relacionado con el proyecto, pero nos centramos en el trabajo. La mitad del tiempo sólo hablamos del fin de semana, o de nuestra vida social. Nos mantiene juntos como un equipo".
Luis recomienda variar los horarios de estas reuniones para satisfacer los diferentes estilos de trabajo del equipo. "Algunos preferirán hablar por la mañana, mientras que otros querrán aprovechar y seguir trabajando cuando tienen más energía. Para otros, las charlas sociales después del trabajo chocarán con el cuidado de los niños. Una charla de 30 minutos en diferentes momentos de la semana ayuda a mantener la conexión sin excluir a nadie".
6. No te preocupes por presentar a todos
Una cosa en la que todos estuvieron de acuerdo es que no hay necesidad de intentar recrear el recorrido de la oficina donde se presenta el nuevo empleado a todos los miembros de la organización.
"Creo que los nuevos colaboradores se sienten abrumados generalmente cuando empiezan en un nuevo empleador, y eso se magnifica si empiezan a distancia", dice Stephen Cuppello, psicólogo principal de Thomas. "Creo que lo más importante que podrías dar a los nuevos colaboradores es claridad sobre a quién acudir para obtener información y consejo, y cómo acercarse a ellos".
Una táctica particularmente efectiva puede ser asociar a cada nuevo principiante con un mentor dentro del negocio al que puedan acudir para conversaciones, consejos e información; un "entrenador de conexiones" o "generador de contacto". Esta persona ayudaría a dar al nuevo empleado un mayor conocimiento de otros equipos y de la cultura de la empresa en general, y significa que la responsabilidad de introducir al nuevo colaborador en el negocio no es sólo de su equipo, que por supuesto tiene también su propio trabajo para hacer.
7. Recuerde a todos los demás que esto es importante
Incluso en el mejor de los casos, puede ser un desafío conseguir que los empleados existentes se comprometan con la incorporación de un nuevo colaborador. Pero ahora que los recién llegados intentan construir relaciones de trabajo y sentirse a gusto en una empresa a distancia, es más importante que nunca que todos en la organización se tomen el tiempo para saludarlos y apoyarlos.
Ya sea que se trate de una nota en el chat corporativo o de una llamada programada a la hora del almuerzo, una pequeña interacción puede impresionar positivamente al nuevo empleado y marcar la diferencia. "La gente a menudo adoptaba una mentalidad ‘Yo lo hice bien sin eso', pero ¿qué tan cierto es que no fueron bienvenidos y apoyados por sus colegas cuando comenzaron?" " Pregunta Gillian. "Y aunque sea cierto, eso no significa que no podamos hacer que la experiencia para los nuevos colaboradores ahora sea mejor de lo que era entonces."
Se trata de comunicar su cultura
En última instancia, la incorporación de un nuevo empleado con éxito se reduce a hacerlos sentir bienvenidos y motivados, y a ayudarlos a formar relaciones laborales positivas con sus colegas y gerentes. En otras palabras, dándoles la bienvenida a la cultura de su organización.
La mayoría de las organizaciones ya tienen la tecnología necesaria para que esto sea posible. El desafío ahora es cómo comunicar su cultura a los nuevos empleados que usan esas herramientas, lo que requiere un pensamiento y una planificación más activos de lo que sería si todos estuvieran en la oficina. Trabajar desde casa significa que no hay interacciones casuales, o conversación informal para que el nuevo empleado absorba. Su cultura tiene que ser llevada a ellos a través de charlas con los colegas, presentaciones con los gerentes, y el compromiso proactivo de toda la empresa.
También significa que es esencial considerar las personalidades en juego –tanto del nuevo empleado como la suyo– para que pueda tomar medidas activas para trabajar con ellos de la manera que los haga sentir más cómodos, y hacerles saber cómo sacar el máximo provecho de usted también.
Si puedes descifrar estas cosas, entonces no sólo podrás hacer la inducción de la gente a distancia, sino que también encontrarás que tu proceso de incorporación ha mejorado cuando todos regresen a la oficina.
Entonces, ¿qué sigue?
- Identifique cómo puede mejorar la comunicación con los candidatos a lo largo del proceso de contratación para mostrarles su cultura y valores antes de que comiencen.
- Vuelva a consultar las evaluaciones que utilizó en el proceso de contratación para adaptar su plan de incorporación a su nuevo empleado, y para considerar cómo puede ayudarle a ser productivo desde el primer día.
- Tómese el tiempo necesario para ayudar a los directores de contratación a entender la comunicación y los estilos de trabajo del nuevo colaborador para que puedan gestionarlos con mayor eficacia, especialmente a distancia.
- Compartir los resultados de la evaluación en equipo para ayudar al nuevo empleado a entender cómo trabajan los demás miembros de su equipo y dónde encajan, sin que sea demasiado personal.
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