Een 10-stappenplan: het managen van verandering

10 June 2020
8 minute
Nu de beperkingen van de lockdown beginnen te verminderen, zijn we bezig met aanpassingen in onze werkwijze. Dit is niet business as usual, maar met ons 10-stappen plan kunnen we je wel helpen om alle nodige veranderingen in goede banen te leiden.

Welkom in het nieuwe 'normaal'.

Zoals we in onze vorige blog hebben besproken, verandert COVID-19 drastisch de manier waarop we werken.

Lockdown beperkingen worden langzaamaan versoepeld, maar voor velen is werken op afstand nu de nieuwe normaalste zaak van de wereld. Werkgevers worden geconfronteerd met veel nieuwe uitdagingen, waaronder recruitment op afstand en de productiviteit van het personeel.

Het is een buitengewone tijd voor ons allemaal, maar er zijn maatregelen die je kunt nemen om ervoor te zorgen dat je medewerkers zich - zowel nu als in de toekomst - gewaardeerd voelen en de steun krijgen die ze nodig hebben om zich aan te passen aan al deze veranderingen en uiteraard dat ze gemotiveerd blijven.

In deze blog verkennen we 10 stappen die je zou moeten nemen om een veranderende werkplek met empathie en geduld te managen - en tegelijkertijd de operationele efficiëntie en effectiviteit te waarborgen.

10 stappen om verandering te managen

1. Geef mensen de tijd om zich aan te passen

Iedereen reageert anders op veranderingen, en sommige mensen hebben meer tijd nodig dan anderen om zich aan te passen aan een nieuwe routine of manier van werken. Verandering gaat niet van de ene op de andere dag, en je mensen hebben tijd nodig om eerst de omstandigheden te accepteren voordat ze hun gedrag kunnen aanpassen.

Begin zo vroeg mogelijk te praten over eventuele veranderingen en zorg voor een geleidelijke uitrol, zodat mensen de tijd krijgen om zich aan te passen.

Definieer nauwkeurig wat de verandering is en wees beknopt in het communiceren van je visie op verbetering. Het is ook nuttig om te begrijpen hoe je medewerkers zullen reageren op veranderingen in de planning en welke personen waarschijnlijk meer tijd nodig hebben om zich aan te passen.

Het analyseren van gedrag door middel van eenvoudige assessments zal hierbij helpen. Door bijvoorbeeld een gedragsassessment uit te voeren met je medewerkers, zoals de Persoonlijke Profiel Analyse (PPA), ben je in staat om zeer snel de mensen met 'Stabiliteit' in hun profiel te identificeren. "S-profielen werken namelijk graag in een vast tempo en vereisen een duidelijk stappenplan om hen te helpen bij toekomstige veranderingen. Het is dus goed om van tevoren te weten wie deze mensen in uw organisatie zijn, zodat je je werkwijze hierop kunt aanpassen en ze kunt ondersteunen op de manier die bij hen past.

2. Overwin de weerstand tegen verandering

Weerstand tegen verandering is gebruikelijk, vooral als er een gebrek aan inzicht in de verandering is, of als mensen het gevoel hebben dat het hun vermogen om hun werk zo goed mogelijk te doen beïnvloedt. Om mensen te helpen de weerstand tegen verandering te overwinnen, moet het hele team zich vertrouwd en betrokken voelen bij de verandering - en de resultaten van hun inspanningen kunnen inzien.

Regelmatig vinger aan de pols houden, personeelsenquêtes, workshops en het benoemen van betrouwbare medewerkers om specifieke aspecten van een verandering aan te sturen, kunnen helpen om een positievere, verenigde cultuur te stimuleren.

Het is ook cruciaal dat je je mensen niet als één enkele, homogene groep behandelt. Elk perspectief is anders, en hetzelfde stukje informatie dat aan twee mensen wordt gegeven kan twee totaal verschillende reacties opleveren.

3. Breng individueel gedrag in kaart

In tijden van onzekerheden is de kans op conflicten tussen werknemers groter - vooral wanneer mensen zowel op de werkplek als daarbuiten onder toenemende druk staan.

De beste manier om conflicten te beteugelen is om proactief negatieve veranderingen in het gedrag te observeren en zo vroeg mogelijk aan te pakken, voordat het de kans krijgt om te broeien en zich te verspreiden.

Een beoordeling van gedragsprofielen is ook een ideale manier om de verschillende communicatiestijlen binnen je team te evalueren, zodat je beter kunt bemiddelen en beter kunt anticiperen op de medewerkers die het meest zullen worstelen met verandering.

Lees hier het hele verhaal.

4. Behandel werken op afstand als een illusie

Terwijl sommige werknemers gedijen als ze alleen werken, voelen anderen zich waarschijnlijk geïsoleerd en onthecht, wat kan leiden tot een slechte motivatie. Het is in deze situatie het beste om je thuiswerkers te managen alsof ze recht voor je staan.

Zorg ervoor dat mensen regelmatig de gelegenheid krijgen om openlijk te communiceren. En zelfs als het alleen maar een vriendelijke babbel is of een informele dagelijkse videocall met het team - deze momenten kunnen zeer belangrijk zijn om mensen te helpen betrokken en verbonden te blijven.

In ons nieuwe rapport 'Succesvol Managen Op Afstand' vind je tal van nuttige managementtips om de individuele behoeften van je team beter te begrijpen en hoe je het werken op afstand persoonlijker kunt maken.

5. Focus op motivatie

Het is niet meer dan normaal dat het motivatiepeil in deze periode kan dalen, maar door op een empathische en verantwoorde manier met de ontwikkeling van medewerkers om te gaan, kun je mensen helpen om zich te blijven focussen op hun professionele groei.

Door je medewerkers te testen, kunt je vaststellen wie beschikt over natuurlijke intrinsieke zelfmotivatie en hoe groot de kans is dat zij tegenspartelen als zij geconfronteerd worden met tegenslag. Je kunt ook vaststellen hoe flexibel en bereidwillig je mensen zijn om zich aan te passen aan nieuwe werkomstandigheden. Door de persoonlijkheid van je medewerkers te meten, kun je beter inschatten hoe individuen emotioneel zullen reageren op stress, externe gebeurtenissen en druk. Mensen die hoog scoren op 'aanpassing' in ons persoonlijkheidsonderzoek, de High Potential Trait Indicator (HPTI) zullen kalm blijven onder druk, terwijl mensen met een lage score op aanpassing meer stress en zorgen zullen ervaren.

6. Stimuleer betrokkenheid 

Het is cruciaal om veranderingen te managen, te onderbouwen en te presenteren op een manier die universeel wordt begrepen. Als iedereen weet wat er gebeurt en waarom, zullen ze ontvankelijker zijn voor eventuele veranderingen die je maakt, en beter voorbereid zijn om persoonlijke aanpassingen te doen.


 

Het herkennen van de verschillen tussen mensen is ook belangrijk. Je kunt bijvoorbeeld het DISC-model van menselijk gedrag gebruiken om de gewenste managementstijl van je medewerkers in kaart te brengen, en vervolgens de manier waarop je handelt aanpassen om effectiever met elk individu om te gaan.

Het meten van emotionele intelligentie helpt ook bij het in kaart brengen hoe mensen waarschijnlijk zullen reageren in de nieuwe werkomgeving. Door dit assessment (TEIQue) te combineren met het gedragsassessment (PPA), krijg je een volledig beeld van het voorkeurs gedrag van je mensen, de sterke punten en de eventuele beperkingen - maar ook hoe je betrokkenheid kunt stimuleren.

7. Maak een team analyse om succesvoller te zijn

Je kunt een team hebben vol met hooggekwalificeerde mensen, maar zonder vertrouwen of begrip voor elkaars sterke punten, beperkingen en motivatoren is succes niet gegarandeerd.

Door het opstellen van een team analyse kun je de gemeenschappelijke uitdagingen in kaart brengen die het team beletten om zo goed mogelijk te presteren, en ze zo vervolgens klaarstomen voor succes door:

  • Het helpen van individuen om de algemene teamdoelstellingen te begrijpen
  • Het duidelijk maken van ieders toegevoegde waarde en rol binnen het team
  • Mensen verantwoordelijk te stellen voor het bereiken van hun doelen

Er is geen 'one size fits all'-aanpak voor een team analyse. Wij adviseren dan ook de strategie aan te passen aan de uitkomsten van de teamanalyse en de inzichten vanuit de teamrollentabel, zodat je je specifiek leert aan te passen aan de aard, het gedrag en de persoonlijkheden van je teamleden. Maatwerk dus!

8. Plan en creëer korte-termijn-succesjes

In tijden van grote onzekerheid en snelle veranderingen zullen mensen met grote emotionele veerkracht waarschijnlijk prima kunnen presteren met minimale hulp. Mensen met een laag niveau zullen daarentegen echter sneller minder betrokken, overweldigd en gefrustreerd raken.

We raden aan om individuen met een lage emotionele weerbaarheid een reeks doelen voor de korte termijn te geven met haalbare deadlines, en tegelijkertijd geduldige, één-op-één ondersteuning te bieden. Dit zal ze helpen om hun vertrouwen weer terug te geven en zich aan te passen aan de nieuwe manier van werken.

Bekijk ons webinar, Emotionele Veerkracht: Hoe help jij jouw medewerkers door de crisis heen?, voor meer informatie over het tegengaan van lage emotionele veerkracht en het stimuleren van betrokkenheid door middel van teambuildingsactiviteiten.

9. Ontwikkel een strategie voor recruitment op afstand

Het is begrijpelijk dat je je zorgen maakt over recruitment op afstand. Maar met face-to-face mogelijkheden die sterk beperkt zijn, is het opzetten van een snel en efficiënt recruitment proces op afstand, wat praktisch en duidelijk is voor het hele team, de beste manier om groei te kunnen waarborgen.

Afwijken van je normale recruitment proces kan riskant zijn, maar door de invoer van psychologische assessments - waaronder gedrag, leervermogen en persoonlijkheid - kun je kwaliteit waarborgen bij de werving en het inwerktraject van de nieuwe medewerker.

10. Zorg voor flexibiliteit

Het is een moeilijke tijd voor iedereen, en met werken op afstand als inmiddels alledaagse realiteit, kan de balans tussen werk en privéleven van mensen ongelofelijk aangetast worden. In feite werkt nu 49,2% van de volwassen werknemers thuis in het Verenigd Koninkrijk als gevolg van de sociale maatregelen die in reactie op de COVID-19-crisis zijn genomen om afstand te houden.

Respecteer dat niet iedereen zich in deze tijd aan de traditionele kantooruren kan houden en dat velen misschien niet een vergelijkbare werkomgeving hebben zoals hun gebruikelijke werkplek.

Het nieuwe 'normaal': terugkeer en opnieuw opbouwen

Neem contact met ons op voor meer informatie over het gebruik van onze assessments op het gebied van persoonlijkheid (HPTI), gedrag (PPA), emotionele intelligentie (TEIQue) en bekwaamheid (GIA) om je te helpen bij de voorbereiding op de terugkeer van je medewerkers in deze bijzondere tijden.