Guide de planification de la relève en entreprise

Pour donner toutes les chances à votre entreprise de continuer à prospérer sans ses membres les plus importants lorsque ceux-ci s'en vont, il est impératif de planifier leur succession. Voici comment préparer une succession en douceur à tous les niveaux de votre organisation.

Introduction au planification de la relève en entreprise

Un plan de succession réfléchi réduit le risque de fortes perturbations lorsque vous perdez des cadres supérieurs.

Sans parler de la charge financière de l'embauche et de l'intégration, qui peut facilement atteindre des milliers d'euros pour chaque poste.

Dans un milieu de plus en plus compétitif, il vous faut élaborer une stratégie dédiée pour identifier dès aujourd'hui les talents de demain. Si vous y parvenez, plus rien ne vous arrêtera. Dans le cas contraire, vous devrez faire face à des problèmes de personnel et à une augmentation des coûts.   

Chez Thomas International, nous utilisons des outils et des solutions psychotechniques pour aider des entreprises comme la vôtre à repérer les qualités naturelles de leadership, à comprendre l'effet des traits de personnalité sur une équipe et à obtenir une vue à 360 degrés des besoins en développement de vos collaborateurs. Nous y travaillons depuis 1981, et nous avons rassemblé au fil des ans des connaissances que nous souhaitons partager avec vous. 

Ce guide vous aidera à appréhender et à planifier une succession : la marche à suivre, les spécificités de la relève en interne et en externe, les bonnes pratiques pour trouver des candidats à la hauteur et des conseils pour améliorer le processus.  

Le plan de succession en entreprise

Le départ des employés de votre entreprise peut avoir un impact significatif – d'ordre financier pour l'entreprise, et psychologique pour le reste du personnel.

Le plan de succession ne se limite pas à réagir au départ d'un collaborateur d'un poste clé. Idéalement, c'est un investissement et un processus continus, qui se révèlent bénéfiques pour vos employés actuels et futurs.

C'est pourquoi les entreprises savent généralement à quel point il est important de planifier la relève dans le cadre de leur gestion des talents. 

Quelle est la conséquence principale du départ d'un employé ?

Quand une personne s'en va, elle emporte ses connaissances et son expertise. À certains égards, c'est un bon signe : vous avez contribué à son développement. Mais le départ laisse un vide parfois difficile à combler.  

La personne était intégrée dans un écosystème complexe ; souvent, la valeur de son travail ne devient véritablement évidente qu'après coup.  

Pour éviter de remplacer leurs collaborateurs importants, les entreprises adoptent désormais une attitude plus proactive. Cette approche, résolument ancrée dans la gestion des talents, a bouleversé les plans de succession.  

Les avantages d'un recrutement externe 

Connaître et entretenir le potentiel de leadership interne a ses avantages, mais amener des connaissances et des compétences externes est parfois extrêmement intéressant pour l'entreprise. 

Le potentiel du recrutement externe englobe : 

• un immense vivier de talents, avec un choix plus large ;

• des opportunités de développement sur un nouveau marché ou un autre secteur, en particulier là où une expérience ou une expertise spécifique est requise ; 

• de nouvelles perspectives pour votre entreprise, si elle est sous-performante ou si elle a grand besoin d'entreprendre une refonte de sa culture. 

Quelles mesures pour mener un stratégie recrutement éclairé ? 

Lorsque vous embauchez, il est important d'avoir un plan bien défini afin de réussir du premier coup.  

Avant de prendre des décisions, il est utile de :  

• définir précisément les exigences du poste, ce qui comprend un éventuel changement par rapport à l'ancien rôle et son évolution potentielle ;  

• tenir compte des caractéristiques des candidats, en s'attardant sur les compétences et les aptitudes nécessaires ; 

• définir des critères d'évaluation, qui vous permettront de vérifier si les candidats présentent les caractéristiques que vous avez mises en évidence. 

Développement interne VS recrutement externe 

L'importance d'un plan de succession tombe sous le sens : il faut éviter que la société ne pâtisse du départ de ses employés les plus importants. En revanche, il est plus difficile de savoir si vous devez engager un successeur en externe ou mettre en avant vos atouts internes.  

La pertinence de chaque solution dépend de divers facteurs qui vont du budget au délai de recrutement, en passant par la formation requise et les qualités intrinsèques du candidat potentiel. 

Le coût de l'embauche

Selon Accounts and Legal, les PME britanniques dépensent en moyenne 12 000 £ pour embaucher un nouvel employé.  

Ce coût dépend bien sûr de plusieurs facteurs, comme le secteur d'activité et le type d'employé recherché, ainsi que son ancienneté. Recruter un nouvel employé pour occuper un poste vacant engendre toujours des frais – dès lors, une promotion au sein de votre entreprise peut vous faire économiser de l'argent.  

Un autre facteur est le nombre d'employés. Les entreprises de moins de 9 employés dépensent en moyenne 2 902 £ en logistique dans le cadre d'un recrutement, tandis que les entreprises de 250 employés ou plus peuvent y consacrer plus de 7 000 £.

La différence de coût dépend du recours à des travailleurs temporaires ou à des agences de recrutement. 

Si vous avez concocté un plan pour promouvoir un employé prometteur, alors votre investissement dans sa formation et sa préparation portera ses fruits : le hiatus sera moins long, et vous augmenterez la fidélité des employés avec la perspective d'une promotion. 

Certains postes comme celui de directeur financier ou de PDG nécessitent souvent l'expérience pratique et le savoir-faire accumulés par une personne dans un domaine d'expertise différent, ce qui augmente encore l'attrait d'un plan de succession précis.  

Trouver le bon candidat du premier coup 

Les gens ne restent plus que très rarement dans la même entreprise pendant toute leur carrière, ce qui a tendance à faire grimper les dépenses liées au départ des employés. Pour tenter de résorber ce coût, commencez par vous assurer que les candidats correspondent à la culture de l'entreprise. 

Pour un successeur interne qui connaît les objectifs, les valeurs, les employés et les bonnes pratiques de votre entreprise, ce n'est pas un problème. Mais si l'on embauche un inconnu, il faut que ce dernier soit non seulement le bon candidat pour le poste, mais aussi le candidat idéal pour l'entreprise.  

C'est là que le profilage psychologique entre en scène. Cette technique peut vous aider à cerner un candidat plus efficacement qu'un simple entretien d'embauche.  

Enrichir le processus d'embauche d'une évaluation psychométrique confère non seulement une compréhension plus poussée du candidat, de ses capacités et de sa personnalité, mais génère également une image de référence de l'individu, à laquelle il peut se comparer au fil de son évolution dans le cadre du programme de gestion des talents, et à terme, de sa carrière. 

Il faut du temps pour former le remplaçant idéal…  

Même si votre plan de succession est parfait, la transition ne se fera probablement pas sans peine, quel que soit l'endroit où vous avez trouvé un candidat.

Selon une étude du Center for American Progress, le coût moyen pour une entreprise qui voit partir un employé essentiel (un haut dirigeant, par exemple) et doit aider le successeur à prendre ses fonctions peut représenter jusqu'à 213 % du salaire annuel de ce dernier.  

La course à la productivité optimale dépendra du parcours du nouvel employé et du secteur dont il est issu. Mais s'il vient de quitter une entreprise du même secteur, sa formation sera beaucoup moins longue que s'il venait d'obtenir son diplôme.  

…il en va de même pour les talents en interne 

La préparation des talents à des postes cruciaux peut être longue et coûteuse à l'entreprise, même en interne. Que vous les inscriviez à des cours ou que vous engagiez un formateur, attendez-vous à des dépenses non négligeables.  

Ainsi, même si une bonne formation interne en semi-autonomie peut se révéler bénéfique pour toute l'entreprise, il est important de calculer les conséquences en termes de coût et de retour sur investissement (ROI) de chaque option.

La valeur des programmes de gestion des talents pour l'entreprise 

Liés à des stratégies commerciales claires, les programmes de gestion des talents permettent de s'assurer que la quantité de personnes disponibles et leur valeur ajoutée permettent de combler les besoins actuels et futurs d'une entreprise. 

Des études montrent que les entreprises dotées de programmes de gestion des talents génèrent 15 % de revenus en plus que leurs concurrentes. Dès lors, même si le développement des employés reste la priorité de l'entreprise, elle y trouve par ailleurs des avantages évidents.  

Le profilage fournit des données quantifiables qui peuvent être mesurées et analysées pour évaluer la progression d'un employé dans le programme, mais aussi l'utilité dudit programme pour les employés. 

Or, si les programmes de gestion des talents aident les individus à grandir, aucun degré de développement ne peut compenser une mauvaise aptitude à un poste donné. C'est pourquoi il est vital d'embaucher la bonne personne dès le départ. 

Ne pas négliger l'engagement des collaborateurs  

L'engagement des employés est essentiel pour éviter leur désintérêt, puis leur départ.

Si vous parvenez à suivre la progression des employés et à recueillir leurs commentaires et leurs idées, ceux-ci se sentiront valorisés et davantage impliqués dans votre entreprise. En outre, il y a tout à gagner à mieux comprendre le ressenti de vos employés.  

Un engagement fort peut également atténuer les conséquences du vieillissement des collaborateurs, tout particulièrement ceux positionnés sur des postes plus senior. La participation d'employés d'âge varié aux conversations de planification de la succession peut aider tout le monde à mieux appréhender la situation dans son ensemble.  

Il n'y a pas de « méthode miracle » pour recruter

Ce qui est certain, c'est que les employés qui se sentent bien dans leur entreprise sont plus susceptibles d'être fidèles et impliqués. Il est donc très intéressant de proposer un plan de succession centré sur la formation, qui aidera vos employés les plus prometteurs à accéder à des postes plus élevés.  

D'un autre côté, il est toujours utile d'avoir un plan d'action pour recruter en externe un individu capable d'endosser un rôle crucial pour l'entreprise... tout particulièrement si vous avez du mal à repérer un candidat approprié en interne.  

Les postes et le contexte de travail varient largement, c'est pourquoi il n'existe pas d'approche permettant de réussir une embauche à tous les coups. Que ce soit en interne ou en externe, des facteurs importants doivent être examinés avant toute décision.  

Mieux vaut recruter en interne lorsque :

• l'entreprise abrite déjà des employés prometteurs, qui pourraient endosser le rôle recherché ; 

• l'employé sortant a prévenu de son départ longtemps à l'avance ;  

• votre entreprise est en plein essor et vous pouvez modifier les rôles de certains employés ;  

• vous disposez d'un employé aux multiples compétences et doté d'expérience ;

• l'intégration et la formation requises sont moindres.

Mieux vaut recruter en externe lorsque :

• vous avez déjà repéré un excellent candidat qui peut prendre ses fonctions rapidement ; 

• vous devez pourvoir le poste sans attendre ; 

• la stabilité de votre structure interne est délicate et des changements d'affectation sont potentiellement problématiques ; 

• vous ne disposez pas encore d'un plan de succession solide, et les contraintes de temps vous empêchent d'en élaborer un rapidement ;

• les compétences et l'expérience requises ne sont pas disponibles en interne ;  

• vous recherchez un candidat avec une nouvelle approche pour ce poste ;

• vous disposez d'un plan de formation efficace pour intégrer la nouvelle recrue.

Bonnes pratiques pour trouver un successeur 

Placer les bonnes personnes à la tête de votre entreprise est essentiel à sa compétitivité et à sa réussite.  

Or, quand on sait que le mandat moyen d'un cadre dirigeant est compris entre 3 à 8 ans, une plan de succession efficace peut faire la différence entre le succès ou l'échec sur le long terme.

La planification de la succession n'est pas une activité ponctuelle ; c'est un processus continu qui fournit une garantie en cas de départ inattendu, un plan de transition pour assurer un transfert, ainsi qu'une méthode pour développer un processus construit en matière de leadership. 

Quelles sont les qualités requises chez un cadre supérieur ?

Nous attendons beaucoup de nos leaders. Ils doivent se comporter de façon authentique tout en s'adaptant à la situation et à autrui, mais aussi jouir d'une intelligence et d'une richesse émotionnelle remarquables pour apporter de la clarté dans un paysage chaotique. 

Sur ce postulat, comment définir la réussite ? 

En tant qu'indicateurs et facteurs de réussite professionnelle, les diplômes ont récemment perdu du terrain en faveur d'une intelligence globale et d'une personnalité consciencieuse.  

Depuis quelques années, l'intelligence émotionnelle s'est imposée comme une qualité indispensable au leadership.  

Vous pouvez mesurer ces caractéristiques à l'aide de tests et d'évaluations psychologiques :

• GIA : mesure la capacité à retenir de nouvelles informations et à résoudre des problèmes au moyen d'instructions spécifiques 

• TEIQue : aide à cerner les personnalités et à trouver la meilleure façon d'interagir avec les autres pour atteindre des objectifs 

• HPTI : compare la performance du candidat par rapport à six caractéristiques clés, analyse les approches du leadership et les améliorations potentielles 

Planifier l'avenir : le défi de la succession 

Placer la mauvaise personne à une position à responsabilité peut causer des dommages importants à une entreprise. Élaborer un plan de succession est d'autant plus compliqué dès lors que des personnalités extrêmes, une certaine partialité et des intervenants à levier politique s'en mêlent.  

Il est impossible de prévoir chaque éventualité, mais vous pouvez vous préparer à des scénarios généraux en imaginant l'inattendu et en planifiant des scénarios perturbateurs. 

Ainsi, votre équipe senior et votre service RH devraient discuter de la bonne façon de réagir à un départ soudain, en identifiant des garde-corps pour protéger les opérations essentielles. 

Il est capital de définir un canal propre à soutenir le leadership au sein de votre entreprise. Comme nous l'avons vu dans la section précédente, dans certaines circonstances, il vous faudra trouver des talents à l'extérieur, même si cette approche amène son lot de défis liés à la compatibilité avec la culture de l'entreprise et au manque de relations ou de réseaux. 

Ceci étant, il est possible de développer le leadership en interne de plusieurs manières : 

Sortir de sa zone de confort

C'est l'occasion parfaite pour les cadres existants de se découvrir de nouveaux talents. Par exemple, ils pourraient développer un plan d'entrée sur un nouveau marché, diriger le déploiement d'une nouvelle plateforme technologique ou étendre leur mission à de nouveaux territoires.  

Suivre une formation officielle

Les diplômes n'annoncent pas nécessairement la réussite, mais une formation officielle peut toujours aider les leaders à passer au niveau supérieur. Il peut s'agir d'une reconnaissance académique telle qu'une maîtrise en administration des affaires (MBA), ou d'un autre certificat de maîtrise dans le cadre d'une profession agréée. Voilà qui permettra non seulement d'améliorer les compétences actuelles de vos leaders, mais représente également un investissement à long terme dans les forces vives de votre entreprise.  

Proposer un coaching exécutif 

Un coach expérimenté peut aider une personne à se préparer aux exigences d'un poste plus exigeant, surtout s'il est en mesure d'exploiter à bon escient le profil psychologique de l'intéressé.  

Opter pour des programmes de leadership accélérés

Un cadre supérieur performant doit être capable de comprendre les domaines opérationnels, interpersonnels et stratégiques, et d'y naviguer en toute aisance. En mesurant et en examinant les caractéristiques d'un bon dirigeant et en appliquant ces connaissances à un programme de leadership éclair, vous pouvez identifier les candidats ayant le potentiel d'occuper des postes de direction senior. 

D'ailleurs, nous avons utilisé ce processus pour aider Johnsons Workwear à proposer un programme de gestion des talents primé. 

Le plan de succession n'a rien d'un couronnement 

La planification de la succession à un poste de direction ne devrait pas se centrer automatiquement sur la personne la plus expérimentée dans la hiérarchie, ni sur un candidat externe semblable au titulaire. 

Appuyez plutôt vos décisions sur des mesures objectives et quantitatives, ce qui réduit la partialité et l'influence de la politique organisationnelle.  

Demandez à vos meilleurs éléments des ressources humaines de mener des entretiens approfondis avec les candidats, que ce soit en interne ou en externe, et discutez des compétences requises. N'oubliez pas : les compétences des rôles exécutifs évoluent sans cesse ; n'essayez donc pas forcément de remplacer l'individu qui s'en va par un autre qui lui ressemble trait pour trait. 

Les hauts dirigeants ont un effet remarquable sur la culture d'une entreprise et l'engagement de ses employés. Dans la mesure du possible, essayez donc de mettre en œuvre un processus d'évaluation du candidat à 360°. 

L'évaluation psychométrique et l'entretien revêtent une importance cruciale. Même les individus les plus performants ont des points faibles susceptibles de les mettre en défaut. C'est pourquoi il est parfois inestimable d'examiner les caractéristiques comportementales, cognitives, personnelles et émotionnelles des candidats à la succession.  

Vous pouvez également envisager d'inviter un psychologue du travail à mener des entretiens psychométriques et à rejoindre un comité d'examen. 

Investissez aujourd'hui dans vos talents pour prospérer demain

Face à des attentes croissantes dans un monde qui change, il n'a jamais été aussi crucial de placer les bonnes personnes à des postes à haute responsabilité. 

Il faut voir le plan de succession comme une opportunité stratégique plutôt que comme un risque à gérer. Par ailleurs, les paramètres objectifs et quantifiables sont la clé de l'évaluation de la performance actuelle des cadres supérieurs et des candidats à leur remplacement. 

Il existe de nombreux moyens de préparer des employés à remplacer des collaborateurs plus senior, en leur proposant des projets expérimentaux, sortant de leur zone de confort ou encore des programmes de formation. 

En parallèle, le profilage psychologique prend de plus en plus d'importance et génère des outils d'évaluation éprouvés pour sélectionner les bonnes personnes. Appliquer des profils psychométriques et des modèles de compétences aux cadres d'une entreprise permet de réduire la partialité et l'influence de la politique organisationnelle.  

Les réponses aux questions que vous vous posez 

Chez Thomas International, nous aidons constamment des entreprises comme la vôtre à actualiser et à affiner leurs processus de succession. C'est pour cette raison que nous avons imaginé le type de questions que vous pourriez vous poser, et avons pris le temps de répondre à certaines d'entre elles ci-dessous.  

1. Comment planifie-t-on une succession ? 

Créez une stratégie pour identifier et développer les futurs leaders de votre entreprise, à tous les niveaux. Assurez-vous que vous avez un plan de secours pour faire face aux changements inévitables qui se produisent au départ des employés, en formant des travailleurs à haut potentiel pour les hisser à des postes clés. 

2. Quelles sont les sept réflexes pour créer un bon plan de succession ?  

• Soyez proactif : même si vous ne pensez pas avoir besoin d'un remplaçant dans un avenir proche, assurez-vous de former les personnes capables d'assumer des rôles clés. 

• Gardez l'esprit ouvert : ouvrez l'œil pour repérer les personnes qui affichent les compétences nécessaires pour prospérer dans un poste à responsabilité, même si vous n'auriez pas pensé à ces personnes de prime abord. 

• Partagez vos idées : incluez les potentiels managers aux conversations stratégiques pour identifier les candidats idéaux à la succession. Présentez votre plan aux ressources humaines et à la direction. 

• Prenez note des réussites : quand quelqu'un se distingue, gardez-en une trace. Votre liste de réalisations remarquables constituera une base concrète la prochaine fois qu'il faudra pourvoir un poste à responsabilité. Ces rapports seront également utiles lors des évaluations de performances. 

• Offrez des opportunités de développement : proposez un système de mentorat, d'observation ou de formation aux éléments les plus performants pour enrichir leur développement et les encourager à rester. Cela les aidera à affiner leurs compétences et à en acquérir de nouvelles. 

• Testez votre plan de succession : les congés sont un moment idéal pour confier temporairement certaines responsabilités à un successeur potentiel. L'employé en ressortira avec une expérience inestimable, et vous pourrez évaluer s'il est prêt à endosser davantage de responsabilités. 

• Combinez votre plan de succession et votre stratégie d'embauche : une fois que vous avez identifié les successeurs en interne, prenez note de toute lacune de l'entreprise en matière de talents. Cela vous aidera à repérer où vous devez centrer vos efforts de recrutement. 

3. Pourquoi faut-il un plan de succession à mon entreprise ? 

Le plan de succession a pour but de vous aider à réagir aux changements qui surviennent lorsque les employés partent ou reçoivent une promotion. Il vaut mieux disposer d'entrée de jeu d'un élément qui connaît l'entreprise et le rôle, et qui se tient prêt à occuper le poste vacant. À défaut, vous risquez de vous retrouver avec un poste non pourvu, ou une même personne positionnée sur plusieurs rôles à la fois. 

4. Quels sont les avantages d'un plan de succession ?  

• C'est une sorte d'assurance professionnelle : les meilleurs talents peuvent être tentés de rejoindre une autre entreprise, ou de s'en aller sans autre forme de procès. Il vaut mieux avoir prévu ce cas de figure et préparé la relève. 

• C'est un moyen de repérer les futurs dirigeants : identifiez les rôles sur lesquels repose le succès de l'entreprise sur le long terme, ainsi que les employés qui rassemblent les valeurs, les compétences et la volonté nécessaires pour occuper ces postes.  

• C'est un cadre pour le développement et la formation : en repérant des successeurs potentiels à l'avance, vous aurez le temps d'élaborer un programme de formation et de développement pour vous assurer proactivement que ceux-ci auront toutes les compétences requises pour assumer certains rôles. Cela motivera également les autres employés à donner le meilleur d'eux-mêmes pour avoir également l'occasion de s'améliorer. 

• C'est l'occasion d'affirmer l'identité de marque : en élaborant un plan de succession interne, vous incitez les employés à monter en grade et à préserver l'identité de votre marque, la culture de votre entreprise et ses valeurs fondamentales.  

• C 'est une façon d'éviter les coûts de recrutement et d'intégration : en passant par une promotion interne, les dépenses associées au recrutement et à l'intégration resteront raisonnables. 

5. Le plan de succession relève-t-il de la gestion des talents ? 

Absolument, une grande partie du plan de succession repose sur la formation et le développement des candidats avec un fort potentiel. Si vous mettez en place un système de gestion des talents efficace, vos employés seront plus motivés et vous pourrez repérer proactivement les personnes taillées pour des rôles clés. 

6. Quelle est la première étape d'un plan de succession ?  

La première étape consiste à définir clairement les objectifs de votre plan de succession. Examinez soigneusement l'ensemble de votre organisation, vos managers clés et les moyens de former des talents que vous avez repérés. Dès cette étape, il faut battre le fer tant qu'il est chaud. Ne commencez pas un plan de succession pour vous en désintéresser peu après, car il nécessite de l'attention et doit évoluer. 

7. Quel est le but d'un plan de succession ?  

Le plan de succession vise à attirer et à retenir les meilleurs talents dans votre entreprise, et à les habiliter grâce à des efforts de développement ciblés. Un effet collatéral de cette initiative est l'augmentation du nombre d'employés expérimentés capables d'assumer certains rôles clés en cas de besoin.  

8. Pourquoi les ressources humaines utilisent-elles un plan de succession ? 

Les RH doivent travailler de concert avec la direction d'une organisation pour s'assurer qu'un plan de succession est en place et que les talents de l'entreprise sont choyés. Ce sont les ressources humaines qui, en tant qu'équipe, élaboreront un plan organisé et structuré, et qui seront plus à même de proposer une vision objective des candidats potentiels que certains managers. En outre, un responsable des ressources humaines devra s'assurer que tous les candidats sont traités sans discrimination aucune, et que sont mis en avant les meilleurs talents plutôt que « les favoris du patron ». Enfin, si l'on recourt à des évaluations pour identifier les employés à haut potentiel, ce sera généralement un responsable des ressources humaines qui les enverra et en analysera les résultats. 

Conclusion : Planifier la succession revient à planifier la réussite 

La planification de la succession n'est pas figée dans le marbre. Mais si vous adoptez une approche proactive afin d'identifier, d'attirer et de retenir les bonnes personnes dans votre entreprise, alors celle-ci devrait parvenir à prendre une longueur d'avance sur ses concurrents.  

Chez Thomas International, nous utilisons des processus scientifiquement éprouvés pour aider des entreprises comme la vôtre à éviter les écueils de la succession, aujourd'hui comme demain.   

Pour savoir comment nous pouvons vous préparer au départ de vos meilleurs éléments, consultez notre site à l'adresse www.thomas.co.  Si vous avez des questions qui ne sont pas répertoriées plus bas, cliquez ici pour contacter l'un de nos experts.